KANBAN – O que é, de onde veio e para que serve?

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Por Rafael Jeronymo

Atualizado em 12/08/22

O termo Kanban tem se tornando cada vez mais popular, principalmente por ser um dos propulsores das metodologias Ágeis. Muitas pessoas o usam sem saber o que realmente significa e de onde vem. Leia esse texto e você ficará craque!

Kanban se origina do japonês e significa “tabuleta” ou “outdoor”. É um sistema que gerencia a cadeia de de entregas por meio de um sinal ou cartão. Existem duas categorias principais que representam o Kanban

1 – Kanban Original – Que veio lá da Toyota

2 – Método Lean Kanban – Que são os quadros de sequência

Todos eles são derivados do Lean e foram criados para sustentar o chamado “Just in Time” que é a filosofia de ter a coisa certa no momento certo para atender a demanda do cliente.

1 – CONHEÇA O KANBAN ORIGINAL:

O Kanban original é um sistema de sinalização que permite que a produção “Just-in-Time” (JIT) ocorra. Ele colabora para melhorar a eficiência em toda a cadeia de valor – do fornecedor ao cliente. O primeiro sistema JIT conhecido era muito simples e foi usado para produzir o um avião chamado “Spitfire” durante a Segunda Guerra Mundial. 

O Kanban naquela ocasião era um sistema de dois compartimentos que consistia em compartimento cheio e vazio (que dava o gatilho de sinal para receber mais materiais). No entanto, foi a Toyota que melhorou esse sistema e o tornou tão eficiente como conhecemos hoje. Ele foi promovido por Taiichi Ohno nas décadas de 1940-1950, um ex-engenheiro da Toyota e um dos praticantes Lean mais populares.

Os sistemas Kanban também são conhecidos como “métodos de supermercados” porque a ideia por trás foi emprestada dos supermercados mesmo. As lojas usam o espaço vazio na prateleira para indicar que o produto acabou e gera o gatilho para reabastecimento.

A Toyota também empregou sinais para reabastecimento em seus processos de produção e, assim, o JIT ficou conhecido principalmente por seus sistemas Kanban. Ao longo dos anos, JIT e Kanban tornaram-se sinônimos. Kanban que significa “sinal” ou “placa” (normalmente para iniciar o trabalho) e tais sistemas não permitem que um produto seja movido sem o sinal adequado anexado a ele (código de barras hoje em dia).

Por exemplo, na Toyota, quando um processo se refere a um processo anterior para pedir peças, ele usa um Kanban para comunicar quais peças foram usadas. A ideia de Taiichi Ohno era incorporar o método Supermercado na produção da fábrica – garantindo que o próximo processo (cliente) fosse para o processo anterior (supermercado) para repor as peças necessárias apenas quando elas são necessárias e na quantidade necessária.

Essa configuração revolucionária possibilitou a mudança de sistemas empurrados para puxados e, dessa forma, eliminou o excesso de estoque entre as etapas do processo. Tornou-se muito popular na década de 1980 com o TPS (Toyota Production System) e a maioria das empresas automotivas o adotou.

Mais tarde, o conceito de Kanban ultrapassou as fronteiras da produção e passou a fazer parte de muitas indústrias, incluindo o desenvolvimento de software (Método Kanban). Existem alguns requisitos necessários para alcançar a Produção Just in Time, como:

Processo capaz – processo de baixa qualidade com muitos defeitos exigirá retrabalho, e o retrabalho por si só exigirá mais níveis de estoque

Tamanhos de lote pequenos – lotes pequenos são importantes para garantir o fluxo contínuo (minimizando o estoque de material em processo). Tamanhos de lote pequenos dependem de trocas rápidas de setup entre produtos.

Rede de fornecedores confiável e próxima – a programação puxada e tamanhos de lote pequenos são impossíveis sem entregas frequentes. Fornecedores localizados longe terão relativamente mais tempo para entregar, por isso é importante ter um fornecedor confiável próximo ao seu processo.

Equipamento confiável – o tempo de atividade do equipamento é vital para um sistema JIT. Os estoques de buffer geralmente são planejados devido a equipamentos não confiáveis

Demanda estável – demanda instável (picos) exigirá um buffer. Nem sempre podemos controlar o ambiente de mercado, mas podemos flexibilizar nossa produção. No Sistema Toyota de Produção existe um conceito chamado Heijunka (nivelamento da produção).

2 – CONHEÇA O LEAN KANBAN (OU APENAS KANBAN)

David J. Anderson é o nome por trás do Método Kanban. Durante sua experiência de gestão no início dos anos 2000 na Motorola, Microsoft e mais tarde na Corbis, ele projetou um método aplicável a todos os setores (iniciado no mundo do software).

Em sua pesquisa para um melhor processo de gerenciamento, ele se baseou nos trabalhos de Taiichi Ohno, Eliyahu Goldratt e outros para definir o Método Kanban, com conceitos como sistemas puxados, teoria das filas e fluxo. Em 2010 ele escreveu um livro (“Kanban: Mudança Evolucionária Bem-Sucedida para Seu Negócio de Tecnologia.”) que descreve o método em si e que é a leitura mais abrangente sobre o Método Kanban.

David Anderson combinou princípios do Lean Manufacturing (Kanban Original) e da Teoria das Restrições (método Drum-Buffer-Rope). A Teoria das Restrições foca nos gargalos de fluxo (restrições) que causam problemas na cadeia de valor. Na verdade, Dave J. Anderson começou com o sistema Drum-Buffer-Rope , mas depois de algum tempo e sob a influência de Donald Reinertsen, ele decidiu usar o sistema puxado japonês em face do Kanban.

Como escreveu no livro: “o sistema kanban faz uma recuperação mais graciosa de uma interrupção na estação de gargalo do que o sistema Drum-Buffer-Rope”. Com o tempo o Método Kanban tornou-se reconhecível e conhecido apenas com a palavra Kanban.

Kanban não é apenas uma ferramenta de visualização, é sim um sistema de práticas que ajudam o fluxo de valor e promovem a mentalidade de melhoria contínua. Há várias coisas a considerar nesse método:

  • Visualização do fluxo de trabalho
  • Tipos de itens de trabalho
  • Cadência
  • Classes de serviço
  • Relatórios Gerenciais Específicos
  • Revisões de operações

No fim do dia, Kanban é um sistema adaptativo complexo que requer um processo existente. Não é uma metodologia de gerenciamento de projetos ou abordagem de ciclo de vida. É uma maneira de tornar todo o trabalho visível e compreensível para todos. Isso torna o processo de gerenciamento de mudanças muito mais fácil e dá às pessoas o poder de melhorar o processo de forma incremental. Estimula comportamentos Lean e Kaizen (mentalidade de melhoria contínua). Existem cinco propriedades principais que caracterizam o Kanban:

1 – Visualizar fluxo de trabalho: Torne seu processo visível, par visualizar facilmente como ele está agora em uma placa física ou eletrônica. Pode ser tão simples quanto três colunas como “A Fazer”, “Trabalho em Andamento” e “Concluído”. Ou uma prancha mais complexa com várias colunas e raias. Este é o primeiro e crucial passo, mas geralmente o único para a maioria das organizações que tentam adotar o Kanban…

2 – Limitar trabalho em andamento (WIP): Esta é a propriedade mais subestimada, mas fundamental, do Método Kanban. Não basta apenas tornar o trabalho visível, você também deve criar um sistema puxado. Só é possível se você limitar o número de trabalho em andamento. Dessa forma, a equipe pode trabalhar em um item somente se sua capacidade permitir – fazendo assim uma reação em cadeia de tração. O WIP refere-se à teoria das filas também conhecida como teorema de Little ou lei de Little. Ele afirma que Prazo médio de entrega = WIP médio / Rendimento médio

3 – Medir e gerenciar o fluxo: Depois de implementar o acima, você precisa medir o fluxo de valor (quantos itens vão do início ao fim e quanto tempo leva). A chave é observar o trabalho e focar sua atenção nos gargalos reais do processo. Normalmente, eles ficam nos estágios de espera intermediários. Reduzir o tempo gasto nessas etapas de espera é fundamental para reduzir o Tempo de Ciclo. Existem muitas métricas que podem ser usadas. Por exemplo, diagramas de fluxo cumulativos ou gráficos de controle para medir seu fluxo. Decisões orientadas por dados são necessárias para ajustar o fluxo alterando os limites de WIP ou qualquer outra coisa. A ideia de gerenciar o fluxo é tornar o processo previsível.

4 – Tornar as políticas de processo explícitas: Regras de processo e diretrizes sobre como e quando puxamos um item pelo sistema são uma parte muito útil e importante de todo sistema Kanban. Qualquer regra ou política deve ser clara, compreendida e aceita por cada indivíduo. A política pode ser em qualquer nível e ajuda a equipe a se auto-organizar sem intervenção da gerência. Por exemplo, se todos souberem quais são os critérios de priorização, definição de feito e limites de WIP, as pessoas não precisarão de nenhuma orientação gerencial do que fazer. Eles se tornarão mais eficientes e inovadores.

5 – Use modelos para reconhecer oportunidades de melhoria: A cultura Kaizen (também conhecida como melhoria contínua) é o objetivo final de qualquer sistema. Kanban solicita a mentalidade de melhoria contínua que ajuda a eficiência e a satisfação do cliente. Como tudo na vida as coisas mudam e devemos melhorar constantemente. Existem muitos modelos e técnicas úteis para identificar oportunidades de melhoria contínua. Para citar alguns: Teoria das Restrições, Pensamento Sistêmico, Lean Six Sigma, Controle Estatístico de Processos e muito mais.

Por fim e talvez o principal é que o sistema Kanban torna o trabalho visual, acessível a qualquer membro da equipe que consegue visualizar o todo sem a necessidade de um gerente ou alguém ficar distribuindo o trabalho. Além disso, atrasos são facilmente identificados permitindo atuação pontual ao invés de afetar o prazo final.

 

 

 

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